Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) é o nome que se dá ao software capaz de armazenar arquivos na nuvem. Através dele os arquivos de uma instituição podem ser consultados de qualquer dispositivo conectado à internet. Destacam-se aqui os escritórios ou departamentos jurídicos, com seus grandes volumes de documentos a ser gerenciados diariamente. Para estes ambientes, um GED jurídico como o do AUTOJUR são de grande valia.
No dia a dia, as pessoas em geral só se dão conta da importância da organização das coisas quando querem encontrar algo. É por isso que na internet, com a imensa quantidade de informações que a sociedade das redes proporciona, as ferramentas de busca são tão importantes. Os exemplos vão da lupa do whatsapp ou da caixa de e-mails, até sites de busca, como o Google, Yahoo, Bing, entre tantos outros.
Nas empresas e instituições não é diferente. Qualquer setor ou área que lide com documentos têm, em seus repositórios on-line, importantes espaços para se garimpar tesouros. E foi para isso que surgiram os GEDs, que além de otimizar o trabalho das pessoas, garante que as informações não se percam.
Com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), os GEDs jurídicos são essenciais para gerenciar altas quantidades de informações sigilosas da forma segura e ágil que a área requer.
A forma de armazenamento dessas informações é a base de um Gestor de Documentos e o ponto de partida para que se possa usufruir dos muitos benefícios que um GED pode oferecer, num futuro próximo ou distante. Confira a seguir três dos principais:
1 – Centralizar informações, facilitar e direcionar buscas
A centralização de documentos como e-mails, contratos, acordos, etc, com informações dos clientes ou casos em um só lugar, promove uma facilidade de acesso que auxilia na tomada de decisões e conclusão de projetos, otimizando fluxos de trabalho.
Além disso, de forma segura, Gerenciadores como o AUTOJUR armazenam e interpretam documentos digitais e arquivos em diversos formatos eletrônicos. Outra funcionalidade que o sistema oferece é auxiliar a organização de tudo isso de forma simples, com possibilidade de controle de acesso aos dados disponíveis no sistema, por meio de tags de segurança.
2 – Organizar e padronizar procedimentos, arquivos e pastas
Quando uma intimação chega a um sistema como o AUTOJUR, o programa consegue realizar um cadastro expresso, criando uma pasta processual a partir da informação contida na intimação. A redução da entrada de dados de forma manual garante a padronização do atendimento desde o início do processo.
Na sequência, um sistema de protocolo automatizado consegue controlar e entregar o aviso do recebimento de documentos e de materiais de forma integrada, facilitando a organização e evitando riscos de algo se perder por falha humana.
3 – Aumentar a produtividade com a integração das áreas
Com todas as informações em um mesmo sistema, a integração das diferentes áreas é facilitada. Além de evitar erros de comunicação, isso permite significativos ganhos de produtividade. O Financeiro, por exemplo, pode contar com um regrador de faturamento automatizado a partir das informações e comandos oferecidos pelas outras áreas.
Uma aplicação prática possível de citar é quando eventos pactuados ocorrem e o sistema gera no financeiro a respectiva cobrança, que por sua vez alimenta o Contas a Receber. Outra possibilidade que a centralização e integração do sistema permite é vincular atividades com faturamento, possibilitando ao gestor acompanhar o desempenho.
Para finalizar, vale ressaltar que a informação que hoje não parece tão importante pode valer muito no dia de amanhã e ser um forte diferencial do seu serviço. Por isso o cuidado com a inserção de cada uma delas é importante. Lá na frente, quando você quiser extrair a informação, se ela não estiver estruturada e organizada, dificilmente será possível encontrá-la no tempo que você precisa.
Quer saber mais sobre como o software do AUTOJUR pode ajudar o seu negócio?