Mudar de software muitas vezes representa uma dor de cabeça tanto para departamentos jurídicos como para escritórios de advocacia. Neste sentido, a equipe do AUTOJUR by PerceptVision desenvolveu uma metodologia própria que visa minimizar os riscos envolvidos em uma migração de software jurídico.
A seguir será possível acompanhar os 10 principais passos implementados pelo time do AUTOJUR quando o assunto é migrar o sistema jurídico. Acompanhe.
1 – Setor Específico de Implantação: Existe um setor focado na implantação, responsável por realizar a transição do sistema antigo para o novo de forma exclusiva e cuidadosa, garantindo que todo o processo ocorra da melhor maneira possível.
2- PID – Projeto de Implantação Dirigida: A metodologia de implantação da PerceptVision, chamada de PID, consiste em um conjunto de boas práticas que buscam garantir agilidade e segurança durante a transição do cenário atual para o cenário do AUTOJUR. O consultor exclusivo do AUTOJUR é responsável por apresentar e aplicar a metodologia, auxiliando na materialização dos próximos passos e na divisão de tarefas.
3- Primeira Migração: Durante o processo de transição ocorre uma primeira migração de dados do sistema antigo para o novo. É uma maneira do cliente começar a se ambientar com o novo software e testá-lo de forma real. Quando o sistema anterior exporta para planilhas do Excel, a implementação no novo sistema torna-se ainda mais fácil.
4- Consultor AUTOJUR: O consultor AUTOJUR é responsável por uma parte fundamental do processo de migração. Seu papel é garantir que a transição ocorra de maneira adequada, auxiliando nas tarefas necessárias e solucionando eventuais problemas.
5- Gestor do AUTOJUR: O gestor do AUTOJUR é o responsável em nome do cliente ou do escritório pelo processo de transição. É ele quem deve garantir que tudo ocorra conforme o planejado, realizando as atividades necessárias e tomando as decisões adequadas.
6- Homologação: A homologação consiste em uma série de conferências quantitativas e qualitativas que buscam avaliar a eficiência do novo sistema em relação ao anterior. Entre os exemplos de avaliação estão o número de pessoas cadastradas e o número de pastas. Além disso, alguns dos procedimentos são avaliados para garantir que tudo esteja funcionando corretamente.
7- Treinamento: O treinamento é fundamental para que todos os envolvidos no processo de transição estejam aptos a utilizar o novo sistema. Realizado em um ambiente real e com dados do cotidiano do cliente, o treinamento busca garantir que os usuários estejam familiarizados com as novas ferramentas e saibam como utilizá-las adequadamente.
8- Configurações: As configurações do novo sistema devem ser realizadas de forma adequada para garantir que todos os usuários tenham acesso às informações necessárias e estejam autorizados a realizar as atividades correspondentes. Entre as configurações, estão a criação de usuários, permissões e regras.
9- Agendamento da virada: O agendamento da virada marca o momento em que o sistema antigo será descontinuado e as planilhas serão migradas ou atualizadas para o novo sistema. É importante que essa transição seja realizada de forma organizada e segura, garantindo que todo o processo ocorra de maneira adequada.
10- Agilidade e Segurança: Durante todo o processo de transição, é importante que sejam garantidos tanto a agilidade quanto a segurança das informações. Para isso, é necessário seguir as boas práticas estabelecidas na metodologia de implantação da PerceptVision (empresa criadora do AUTOJUR) e garantir que todos os envolvidos estejam por dentro dos procedimentos.
Em resumo, a implantação de um novo sistema pode ser um processo complexo e desafiador, mas com a metodologia correta e uma equipe especializada, é possível garantir que todo o processo seja realizado com agilidade, segurança e eficiência. Desde a definição do setor específico de implantação, passando pela metodologia de implantação, a divisão de tarefas, homologação, treinamento, configurações e agendamento da virada, cada etapa é crucial para o sucesso do projeto.
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