Em muitos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, é comum recorrer ao uso de planilhas paralelas para controlar aspectos da rotina que o sistema de gestão utilizado não abrange. Esses controles manuais, muitas vezes em planilhas do Excel ou Google Sheets, surgem como soluções temporárias para gerenciar dados importantes, como prazos, tarefas ou até mesmo informações financeiras. No entanto, apesar de parecerem práticas no início, essas planilhas acabam por descentralizar a gestão do escritório, criando riscos e ineficiências.
O problema da descentralização das informações
Quando os dados da sua operação estão divididos entre o sistema jurídico e essas planilhas paralelas, diversos problemas podem surgir:
Dificuldade de acesso: Nem sempre todos os envolvidos têm acesso às planilhas, o que gera lacunas de informação e falhas de comunicação. Além disso, o acesso simultâneo de muitos usuários não é performático e pode gerar inconsistências.
Risco de erros: Com informações dispersas e sem uma integração direta, aumenta a chance de erros humanos, como a duplicação de dados ou inserção incorreta.
Perda de tempo: A atualização manual dessas planilhas pode consumir horas preciosas, que poderiam ser melhor aproveitadas em atividades estratégicas do escritório.
Falta de segurança: Planilhas, quando compartilhadas de forma inadequada, ficam vulneráveis a acessos não autorizados, comprometendo a confidencialidade dos dados do escritório. Além disso, normalmente as planilhas estão dispersas, espalhadas pelo escritório em diferentes estações de trabalho e, por conta disso, muitas vezes fora do alcance das políticas de segurança e backup do escritório, que normalmente se concentra apenas nos servidores.
Dificuldade de Consolidar os Dados: Uma vez que os dados estão dispersos em diferentes planilhas, muitas vezes com layouts distintos, atrapalhando a extração de informações.
Sensibilidade a Grandes Volumes de Dados: Planilhas são práticas para pequenos volumes de informações, mas quando começam a crescer, ficam lentas e difíceis de manipular. Isso compromete a eficiência da equipe, especialmente em escritórios com alta demanda.
Redundância de Dados: Com o uso de planilhas paralelas, informações críticas como o nome de clientes ou números de processos podem se repetir em diferentes documentos. Isso cria inconsistências e torna difícil garantir que os dados estejam sempre idênticos e atualizados em todas as planilhas.
O que fazer para evitar isso?
Para resolver esses problemas de descentralização e ineficiência, o AUTOJUR oferece uma solução completa. Se o seu escritório enfrenta esses desafios, é hora de ensinar o AUTOJUR a realizar esses controles, eliminando a necessidade de planilhas paralelas e garantindo uma gestão centralizada.
Com o AUTOJUR, é possível personalizar a plataforma para atender às necessidades específicas do seu escritório, criando controles adicionais diretamente no sistema. Alguns exemplos criados pelos nossos próprios clientes incluem:
- Controle de Patrimônio: Gestão completa de todos os ativos do escritório, com acompanhamento detalhado.
- Controle de Férias: Automatização do processo de agendamento e acompanhamento das férias da equipe, sem a necessidade de planilhas.
- Controle de Títulos Precatórios: Monitoramento e gestão eficiente de precatórios, garantindo que tudo esteja centralizado e atualizado.
Esses exemplos mostram como o AUTOJUR pode se adaptar às particularidades do seu escritório, eliminando a necessidade de soluções manuais e descentralizadas.
Como o AUTOJUR pode ajudar a centralizar os controles do seu escritório
O AUTOJUR é muito mais do que um simples software de gestão. Ele é uma plataforma flexível que permite que você amplie suas funcionalidades para atender às necessidades específicas do seu escritório. Se você sente falta de algum controle, é possível personalizar o sistema para incorporar essas funções diretamente na plataforma, centralizando todas as informações e eliminando a dependência de planilhas externas.
Funcionalidades sob medida para o seu escritório
Com o AUTOJUR, você pode criar novos controles e fluxos de trabalho de maneira simples e eficiente. A plataforma oferece:
- Personalização de campos: Crie e configure novos campos de dados de acordo com a sua necessidade, integrando-os diretamente ao fluxo de trabalho do escritório.
- Campos Calculáveis: Assim como no Excel, crie fórmulas no AUTOJUR, de modo que os campos se preencham sozinhos com o dado desejado
- Automatização de processos: Elimine tarefas manuais e reduza o risco de erros ao automatizar fluxos de trabalho, como o acompanhamento de prazos e gestão de tarefas.
- Distribuidor de tarefas inteligente: Defina regras de distribuição de tarefas, garantindo um rodízio justo e equilibrado entre os membros da equipe.
- Gestão de documentos centralizada (GED): Armazene todos os documentos em um sistema seguro e de fácil acesso, garantindo que sua equipe trabalhe com a versão mais atualizada e dentro das normas de segurança.
- Relatórios customizados: Tenha uma visão geral da sua operação com relatórios detalhados e customizáveis, acessíveis diretamente no sistema, sem a necessidade de cruzar informações de diferentes planilhas.
Por que centralizar é a melhor solução?
A centralização dos dados em uma única plataforma como o AUTOJUR traz uma série de benefícios para o seu escritório:
- Maior eficiência: Com todos os dados integrados em um só lugar, você reduz o tempo gasto na busca por informações e otimiza a tomada de decisões.
- Segurança garantida: O AUTOJUR segue rígidos padrões de segurança, protegendo as informações do seu escritório e garantindo a confidencialidade dos dados de seus clientes.
- Menos erros: Ao eliminar planilhas paralelas e trabalhar com uma única fonte de verdade, você reduz significativamente o risco de erros.
- Facilidade de acesso: Todos os envolvidos têm acesso às informações de forma rápida e prática, melhorando a comunicação interna e a colaboração da equipe.
- Escalabilidade: À medida que o seu escritório cresce, o AUTOJUR cresce junto, adaptando-se às suas novas demandas sem a necessidade de recorrer a controles manuais adicionais.
Ensine o seu AUTOJUR a trabalhar da forma que você precisa!
Se o seu software jurídico atual não está atendendo a todas as suas necessidades, ensine o AUTOJUR a fazer isso por você. Com o poder da personalização e automação, você pode expandir as funcionalidades do sistema, criar novos controles e garantir uma gestão centralizada, eficiente e segura.
Chega de planilhas paralelas que fragmentam as operações e comprometem a produtividade do seu escritório. Centralize tudo no AUTOJUR e tenha o controle total da sua gestão jurídica!
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