Nos dias de hoje, a gestão eficiente de documentos é essencial para qualquer escritório de advocacia ou departamento jurídico. Com o aumento do volume de informações, a necessidade de um sistema robusto e confiável para armazenar, organizar e acessar documentos nunca foi tão crítica. Porém, será que o GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) que você utiliza é realmente de verdade?
A Verdade sobre a Maioria dos GEDs existentes em Softwares Jurídicos
Muitos softwares jurídicos prometem oferecer um GED, mas, na prática, o que entregam é apenas uma função básica de armazenamento de arquivos, sem as funcionalidades avançadas que um verdadeiro Gerenciador Eletrônico de Documentos deve oferecer. Esses sistemas limitados podem guardar documentos em diferentes formatos, mas não têm a capacidade de interpretar ou buscar conteúdo dentro dos arquivos, deixando seus usuários à mercê de uma gestão manual, demorada e suscetível a erros.
Quais são as Principais Características de um Verdadeiro GED?
Um verdadeiro GED vai além do simples armazenamento de arquivos. Ele deve:
- Armazenar com Segurança: O sistema deve garantir que todos os documentos sejam guardados de forma segura, com proteção contra acessos não autorizados e perda de dados.
- Capturar Conteúdo: Não basta guardar o documento; o GED deve ser capaz de capturar o conteúdo de diversos formatos de arquivo (pdf, docx, xlsx, txt, entre outros) para facilitar buscas e análises.
- Oferecer Acessibilidade e Organização: O GED deve proporcionar acesso rápido e organizado aos documentos, permitindo que os usuários encontrem o que precisam de forma eficiente.
GED do AUTOJUR: A Tecnologia que Revoluciona a Gestão Documental
O AUTOJUR é o único software jurídico de mercado que possui um sistema genuíno de gestão documental, que vai muito além de apenas armazenar documentos. No AUTOJUR, o GED é uma das funcionalidades mais valiosas e se destaca exatamente por ser um verdadeiro Gerenciador Eletrônico de Documentos. Aqui estão algumas das principais vantagens que fazem do GED do AUTOJUR uma escolha inteligente para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos:
Armazenamento Seguro: O AUTOJUR armazena documentos digitais com alto nível de segurança, garantindo que informações confidenciais estejam protegidas contra acessos indevidos e que os documentos permaneçam invioláveis.
Garantia de Inviolabilidade: Quando um documento é armazenado a primeira vez no AUTOJUR, é feito um cálculo com o seu conteúdo, gerando um hash. Desse modo, sempre que desejarmos é possível verificar se o documento continua íntegro, bastando verificar se o hash permanece o mesmo.
Permissões de Acesso: A política de segurança em um GED é bem mais sofisticada do que um simples repositório de documentos. Nele é possível criar diversas regras para definir quais tipos de documentos cada usuário pode ou não acessar.
Captura de Conteúdo: O GED do AUTOJUR não só guarda documentos, mas também captura o conteúdo de arquivos em diferentes formatos, facilitando a busca e recuperação de informações importantes.
Extração de Dados: Muitas vezes queremos extrair determinada informação de dentro de diversos documentos e, devido ao volume, essa tarefa torna-se morosa, de alto custo e baixa fidelidade. No entanto, em um GED, é possível utilizar diferentes técnicas para a extração de dados, tais como: georreferenciamento (localização do dado dentro do documento), prefixo e sufixo, máscara, expressões regulares (REGEX), entre outras. Desse modo, se desejarmos extrair de 50.000 documentos PDF apenas a matrícula de um IMÓVEL e montar uma planilha com os 50.000 números capturados, seria possível com poucos minutos.
Busca via Banco de Dados: O AUTOJUR não perde tempo procurando determinada palavra ou frase diretamente dentro dos arquivos PDF ou outros formatos. Ele o faz primeiramente no banco de dados, exibindo na tela a lista dos documentos localizados. Somente quando o usuário clicar no documento para abri-lo é que o AUTOJUR irá carregar o documento em seu formato original.
Compatibilidade e Flexibilidade: Seja qual for o formato eletrônico do arquivo — pdf, docx, xlsx, txt, entre outros — o AUTOJUR é capaz de armazenar e interpretar seu conteúdo, oferecendo flexibilidade para atender às necessidades diversas dos usuários.
Suporte a Qualquer Formato de Arquivo: Além de permitir armazenar documentos em formato PDF, DOCX e XLSX, é possível também armazenar qualquer outro tipo de formato digital, tais como arquivos de som (uma gravação que sirva de evidência); um vídeo do sistema de CFTV, mostrando o momento em que o ladrão comete o crime; Plantas de um projeto; enfim, qualquer tipo de arquivo.
Indexação Interna e Externa de Documentos: Além dos atributos existentes no próprio documento, tais como: nome do arquivo, tipo de arquivo, data de armazenagem, usuário que armazenou, tamanho do arquivo, formato e conteúdo, é possível indexar (para fazer buscas), por dados existentes em outra parte do sistema, como por exemplo na pasta processual ou no cadastro do cliente. Desse modo, seria possível localizar todos os documentos do Rio de Janeiro, apesar dessas palavras não constarem dentro do documento.
Performance: Em um GED de verdade, o volume de documentos não afeta a performance. Ou seja, um ambiente com 50 milhões de documentos tem o mesmo tempo de resposta de um ambiente com 3.000 documentos. Isso ocorre devido ao uso combinado de técnicas tais como: árvore binária e algoritmos próprios de indexação. GED’s não são sensíveis ao crescimento, mantendo sua performance sempre estável.
A Escolha Certa para seu Escritório
Enquanto muitos softwares jurídicos oferecem apenas uma solução parcial, o GED do AUTOJUR oferece uma ferramenta completa e robusta, capaz de transformar a gestão documental do seu escritório. Ao escolher o AUTOJUR, você está investindo em um sistema que realmente entende suas necessidades, garantindo não apenas armazenamento seguro, mas também uma gestão eficiente e inteligente de seus documentos. Não se contente com menos do que o melhor para o seu escritório.
Explore o GED do AUTOJUR e descubra como ele pode revolucionar a forma como você gerencia seus documentos jurídicos.
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