Em uma área de atuação que exige uma rotina extremamente ativa como a advocacia, torna-se quase obrigatório procurar técnicas e alternativas para aumentar a produtividade da equipe. Organizar a agenda e as demandas dentro dos prazos sem deixar os advogados sobrecarregados é uma tarefa difícil – o que altera o resultado e ritmo de um escritório. Afinal, o desempenho da equipe depende de um bom planejamento.
Mas como, dentro das necessidades do dia-a-dia, preparar uma agenda que fique boa para todos? Existem várias ferramentas que podem ajudar muito na organização tanto pessoal quanto de uma equipe de advogados. Elas abrangem desde a definição e priorização de tarefas até a organização de metas e gestão de tempo e podem ser complementares.
Foi pensando nisso que o AUTOJUR trouxe hoje 5 ferramentas que vão ajudá-lo a planejar essa rotina, melhorando a produtividade dos advogados e auxiliando a equipe a obter melhores resultados. Confira a lista:
1 – Google Agenda
Uma ótima ferramenta para grandes equipes de advogados, o Google Agenda é gratuito e está disponível em diversas plataformas. Ele possibilita uma fácil organização de tarefas, marcação de reuniões e definição de prazos pelo calendário.
Além disso, permite a visualização da agenda de todos que trabalham na equipe, separando os tipos de eventos por cores, disponibilizando um checklist de prioridades… Tudo isso sincronizado com o Gmail. Assim, todos da equipe recebem lembretes dos eventos por email para ninguém esquecer.
Também é possível bloquear a agenda para que ninguém marque nada em um período específico quando estiver ocupado com outras tarefas. Ele ajuda muito como forma de comunicação na equipe – todos os advogados saberão as demandas de cada um sem precisar perguntar.
2 – Be focused
Você conhece o método Pomodoro? É uma técnica que ajuda os praticantes a manterem foco total durante 25 minutos de trabalho para descansarem por 5 minutos. O objetivo é ajudar na agilidade mental e concentração, mantendo pausas constantes. Durante quatro ciclos, há uma sugestão de intervalos para descanso que variam de 15 a 30 minutos.
O aplicativo Be Focused tem embasamento nessa técnica, ajudando a controlar esse tempo para melhorar a produtividade. Nele, é possível alterar os intervalos conforme achar necessário e acompanhar gráficos de desempenho.
3 – Feedly
Estabelecer horários para as atividades é essencial para uma rotina produtiva. O Feedly vai ajudar a cumprir esse objetivo. É uma plataforma para reunir, organizar e acompanhar publicações de sites, blogs e canais do Youtube em um só lugar.
Assim, é possível organizar referências de estudo e acompanhar artigos no aplicativo, tudo no mesmo feed, selecionando e priorizando os sites como preferir.
4 – Kanban
Dando sequência, Kanban é um método para sinalizar fluxos de uma forma visual e fácil para todos. Sendo assim, pode ser feito em cartões, quadros, post-its ou o que a criatividade preferir. Idealizado pela Toyota, é uma alternativa para registrar tarefas e ações explorando a memória visual.
Existem vários aplicativos e ferramentas digitais capazes de realizar esse método de forma online, com fácil acesso para todos. Podemos citar, por exemplo, o Trello e o Asana, aplicativos de equipe para organizar a rotina.
5 – AUTOJUR para advogados
O AUTOJUR é uma ferramenta criada para otimizar a rotina dos escritórios e profissionais da advocacia. Dessa forma, são cerca de 20 funções que visam a agilidade e excelência dos advogados, envolvendo desde o atendimento de clientes até a leitura e análise de documentos de forma 100% automática.
Assim, ajudamos de ponta a ponta no planejamento e organização de todas as questões que um escritório de advogados lida diariamente, melhorando a produtividade da equipe. Criado por uma equipe multidisciplinar com mais de 25 anos de experiência na área, logo, é um sistema de alta performance com o fim de atender as mais diversas necessidades de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.
Por fim, quer saber mais? Entre em contato e conheça o AUTOJUR para melhorar a produtividade da sua equipe.